NEOS Privacy beleid en Cookie verklaring
In dit Privacy beleid wordt uitgelegd uit hoe NEOS Direct Lending B.V. de Persoonsgegevens gebruikt die zij verzamelt of genereert met betrekking tot haar producten en diensten, en informatie gegeven over de door NEOS gebruikte cookies.
INTERPRETATIE
In dit beleidsstuk worden de volgende definities gebruikt;
"Klant"; een institutionele belegger in onze producten, een (kleine of middelgrote) onderneming als ontvanger van onze diensten (allen juridische entiteiten), een partij die ten behoeve van een (kleine of middelgrote) onderneming als ontvanger van onze diensten zekerheid stelt (‘Zekerheidssteller’) of een zakenpartner uit ons netwerk die bedrijven adviseert,.
"NEOS Direct Lending B.V.", "NEOS", "wij" of "ons"; NEOS gevestigd te Hofplein 20, 3032 AC, Rotterdam, Nederland of een van haar dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen, waarvan de details te vinden zijn op de NEOS-website, tezamen aangeduid als NEOS Finance Group.
"NEOS-websites"; de websites die worden beheerd door NEOS.
"NEOS producten en/of services"; de producten en services die wij onze Klanten aanbieden, inclusief via onze gerelateerde ondersteuning, mobiele of op de cloud-gebaseerde services.
"Persoonsgegevens"; alle gegevens die betrekking hebben op een natuurlijke persoon die kan worden geïdentificeerd uit die gegevens of uit die gegevens en andere informatie die in bezit is of waarschijnlijk in bezit zal komen van NEOS (of zijn vertegenwoordigers of dienstverleners). Naast feitelijke informatie zoals een naam of adres, kan dit een mening over of een indicatie met betrekking tot een individu omvatten.
"U"; elke persoon tot wie deze kennisgeving is gericht, die kan zijn:
(a) een Klant of potentiële Klant;
(b) een bezoeker van de NEOS-website;
(c) een werknemer, directeur, functionaris of vertegenwoordiger van een Klant of van een andere organisatie waarmee NEOS een zakelijke relatie heeft;
(d) een (bestuurder van) uiteindelijk belanghebbende (>25%) van een Klant of potentiële Klant.
1. ACHTERGROND
1.1 NEOS verzamelt en gebruikt bepaalde Persoonsgegevens. NEOS is ervoor verantwoordelijk dat het die Persoonsgegevens gebruikt in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming, meer in het bijzonder met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) en de Uitvoeringswet AVG.
1.2 Bij NEOS respecteren wij uw privacy en zetten wij ons in om uw Persoonsgegevens te beschermen en veilig te houden.
1.3 Dit Privacy beleid is gericht op natuurlijke personen van wie wij de Persoonsgegevens verwerken tijdens het uitvoeren van onze activiteiten. Deze natuurlijke personen kunnen vertegenwoordigers, agenten, een werknemer, directeur, functionaris van een Klant of potentiële Klant zijn, of vertegenwoordiger zijn van een andere organisatie waarmee wij een zakelijke relatie hebben. Dit Privacy beleid is ook gericht op de bezoekers van onze websites.
2. WIJZE VAN VERZAMELEN VAN PERSOONSGEGEVENS
2.1 Dit Privacy beleid gaat in op de wijze waarop wij Persoonsgegevens verzamelen.
(a) Informatie die wij ontvangen via NEOS-websites. Details over hoe wij omgaan met de informatie die wij via NEOS-websites ontvangen, vindt u in paragraaf 10 van dit Privacy beleid; en
(b) Informatie die wij ontvangen voorafgaand aan en als gevolg van de aangeboden (en geleverde) NEOS-producten en/of diensten.
3. DE SOORTEN PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN
3.1 De producten en/of diensten die worden aangeboden door NEOS vereisen dat wij bedrijfsgegevens verkrijgen waaronder Persoonsgegevens. NEOS verzamelt en verwerkt de volgende Persoonsgegevens:
Informatie die u aan NEOS verstrekt.
Dit omvat informatie over u die u ons verstrekt. De aard van onze relatie met u is bepalend voor het soort Persoonsgegevens waar wij om kunnen vragen, en kan Basis Persoonsgegevens bevatten zoals voornaam, achternaam, BSN-nummer (burger servicenummer), e-mailadres, telefoonnummer, (woon- en/of vestigings) adres (inclusief stad postcode en land), functietitel, bankgegevens, ID documentatie, geboortedatum, levensgebeurtenissen en familie-informatie.
Informatie die we over u verzamelen of genereren.
Dit kan omvatten:
- bestanden die we kunnen produceren als een rapportage van onze relatie met onze Klanten en potentiële Klanten, inclusief contactgeschiedenis; en
- alle Persoonsgegevens die u verstrekt via telefoon, e-mail en/of offline communicatie met ons die we kunnen volgen en opnemen om klachten op te lossen, onze service te verbeteren en te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Informatie die we verkrijgen uit andere bronnen.
Dit kan omvatten:
- informatie van openbaar beschikbare bronnen, inclusief derde partijen zoals kredietreferentiebureaus, fraudepreventiebureaus, wetshandhavingsinstanties, openbare databases, registers en archieven zoals de Kamer van Koophandel en andere openbaar toegankelijke bronnen;
- informatie verkregen van onafhankelijke financiële adviseurs, andere professionele adviseurs, aanbieders van relevante producten, organisatoren van evenementen, zakelijke partners, andere agenten en/of vertegenwoordigers; en
- informatie verkregen van aanbieders van achtergrondonderzoeken dan wel onderzoeken ter zake de EU-sanctielijsten.
4. HOE WE UW INFORMATIE GEBRUIKEN
4.1 Uw Persoonsgegevens kunnen door ons op de volgende manieren en voor de volgende doeleinden worden opgeslagen en verwerkt:
- om Klanten en potentiële Klanten toe te staan NEOS producten en/of diensten te gebruiken;
- om aanvragen van of contracten met Klanten en potentiële Klanten van NEOS producten en/of services in behandeling te nemen en te beoordelen;
- om potentiële Klanten aan te nemen om NEOS producten en/of diensten te gebruiken;
- ter bewaking van onze IT-systemen en ter bescherming tegen cyberdreigingen of kwaadwillende activiteiten, waaronder verkeerd gebruik en misbruik;
- teneinde onze IT-systemen te beheren en te onderhouden om de daarvoor staande servicenormen te handhaven;
- voor voortdurende beoordeling en verbetering van de informatie op NEOS-websites, om ze gebruiksvriendelijk te maken en te houden en om mogelijke verstoringen of cyberaanvallen te voorkomen;
- om feedback op NEOS producten en/of services te begrijpen en om snel en gemakkelijk meer informatie te verstrekken over het gebruik van die producten en services;
- om te communiceren met Klanten en potentiële Klanten om diensten of informatie over NEOS en NEOS producten en/of diensten te leveren;
- voor het effectief beheren en versterken van Klant- en potentiële Klantrelaties, het begrijpen van de behoeften en interesses van Klanten en potentiële Klanten en meer informatie over onze Klanten en potentiële Klanten te verkrijgen teneinde in staat te zijn om de producten en diensten die we (kunnen) aanbieden te ontwikkelen, verbeteren en beheren;
- voor het beheer en de administratie van ons bedrijf;
- om te voldoen aan en de naleving van toepasselijke wetten, regels en voorschriften, en om interne beleidslijnen en procedures te beoordelen en verbeteren; en/of
- voor het beheer en onderhoud van de databases waarin uw Persoonsgegevens worden opgeslagen.
4.2 Wanneer wij uw Persoonsgegevens gebruiken, houden wij ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving. De wet staat ons toe of vereist van ons om uw Persoonsgegevens te gebruiken om verschillende redenen. Dit betreft onder meer gevallen waarin:
- wij dienen te voldoen aan onze contractuele verplichtingen;
- wij wettelijke en regelgevende verplichtingen hebben die wij moeten nakomen;
- wij dit (mogelijk) moeten doen om onze wettelijke rechten of die van onze Klanten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen in of buiten rechte;
- wij uw toestemming hebben verkregen;
- het gebruik van uw persoonlijke gegevens zoals beschreven noodzakelijk is voor onze zakelijke belangen, zoals:
- waardoor wij de werking van ons bedrijf effectief en efficiënt kunnen beheren en beheersen;
- de handhaving van de naleving van interne beleidslijnen en procedures;
- de snelle en gemakkelijke toegang mogelijk maken tot informatie over NEOS-producten en diensten; en
- het aanbieden van effectieve, actuele beveiligingsoplossingen voor mobiele apparaten en IT-systemen.
4.3 Uw Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor werknemers van NEOS die toegang nodig hebben voor de doeleinden die worden beschreven in dit Privacy beleid.
5. BEKENDMAKING VAN UW INFORMATIE AAN DERDEN
5.1 Het kan voorkomen dat wij uw Persoonsgegevens binnen NEOS Finance Group delen voor de hierboven beschreven doeleinden.
5.2 Het kan tevens voorkomen dat wij uw Persoonsgegevens delen buiten NEOS Finance Group, zoals hieronder verder beschreven:
- met onze Klanten, zoals fondsen en mandaten waaraan wij adviesdiensten verlenen, wanneer zij contractueel verplicht zijn om te voldoen aan de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming;
- met vertegenwoordigers, agenten, bewaarders, tussenpersonen en / of andere externe product- en serviceproviders die zijn aangesteld door de Klant of potentiële Klant (zoals accountants, professionele adviseurs, enzovoort);
- met externe agenten en contractanten voor het verlenen van diensten aan NEOS (bijvoorbeeld professionele adviseurs, IT- en communicatieproviders, leveranciers van achtergrondonderzoek, kredietreferentiebureaus en incassobureaus) en aan Klanten of potentiële Klanten. Deze zogeheten derde partijen zijn onderworpen aan passende verplichtingen inzake gegevensbescherming;
- met een bewaarder, effectenbeurs, clearing- of afwikkelingssysteem, contractuele wederpartijen, brokers/dealers en anderen waar openbaarmaking van uw Persoonsgegevens redelijkerwijs is bedoeld voor het uitvoeren, beheren of rapporteren van transacties of het aangaan van een relatie met het oog op dergelijke transacties;
- voor zover vereist door wet- of regelgeving, bijvoorbeeld als NEOS verplicht is of wordt om uw Persoonsgegevens bekend te maken om te voldoen aan een wettelijke verplichting (inclusief, zonder beperking, om te voldoen aan fiscale rapportagevereisten en openbaarmakingen aan regelgevers, auditors of overheidsinstanties), of om haar wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; en
- als NEOS (een deel van) haar bedrijf of haar activa verkoopt, in welk geval wij uw Persoonsgegevens mogelijk moeten bekendmaken aan de potentiële koper voor due diligence-doeleinden.
6. INTERNATIONALE OVERDRACHTEN VAN PERSOONSGEGEVENS
6.1 NEOS is een Europees bedrijf met Klanten en activiteiten verspreid over het continent. Als gevolg daarvan verzamelen wij en dragen wij Persoonsgegevens op Europese basis over. Dat betekent dat wij uw Persoonsgegevens kunnen overdragen aan partijen buiten het land van uw vestiging.
6.2 Waar wij uw Persoonsgegevens overdragen naar een ander land, worden deze beschermd en overgedragen op een manier die consistent is met de wettelijke vereisten. Met betrekking tot gegevens die worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte (de "EER"), kan dit bijvoorbeeld op een van de volgende manieren worden gedaan:
- het land waarnaar wij uw Persoonsgegevens verzenden, kan door de Europese Commissie zijn goedgekeurd omdat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor Persoonsgegevens;
- de ontvanger heeft mogelijk een contract ondertekend op basis van "modelcontractbepalingen" die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie en die verplichten uw Persoonsgegevens te beschermen;
- wanneer de ontvanger zich in de Verenigde Staten bevindt, kan het een gecertificeerd lid zijn van het EU-US Privacy Shield-scheme; of
- in andere omstandigheden kan de wet ons toestaan om uw Persoonsgegevens anderszins buiten de EER over te dragen.
6.3 U kunt meer informatie verkrijgen over de bescherming die aan uw Persoonsgegevens wordt gegeven wanneer deze buiten de EER worden overgedragen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in paragraaf VRAGEN EN OPMERKINGEN hieronder.
7. HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS BESCHERMEN
7.1 Gegevens zijn een kritisch bedrijfsmiddel en moeten op passende wijze worden beschermd tegen zowel het risico als het belang en/of de waarde ervan. Wij werken met verschillende lagen van beveiligingen en autorisaties die zijn ontworpen om te zorgen dat NEOS veilig kan werken. Wij beschikken over uitgebreide controles en mechanismen die zijn ontworpen om te detecteren, te reageren en te herstellen in geval van eventuele ongewenste voorvallen.
7.2 Backup- en herstelprocedures;
- Beveiliging van netwerkverbindingen (intern en extern beheerd)
- Bevoegdheden zijn functioneel toegewezen aan een beperkt aantal personen dat met de uitvoering van de verwerking is belast (inclusief periodieke controle hierop)
- Encryptie van persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht (systeem-naar-systeem koppelingen) naar externe partijen
- Beveiligingsbeleid
- Gedragscode
- Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten
- Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes
- Sub-bewerkersovereenkomsten met derden.
7.3 Verder proberen we ervoor te zorgen dat we de Persoonsgegevens accuraat en up-to-date houden. Wij verzoeken u daarom vriendelijk om ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging van uw contactgegevens).
8. HOE LANG WIJ UW PERSOONSGEGEVENS BEWAREN
8.1 Uw Persoonsgegevens worden niet langer opgeslagen dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt. Hoe lang wij uw Persoonsgegevens bewaren, is onder meer afhankelijk van de volgende criteria:
- het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden gebruikt (zoals beschreven in dit Privacy beleid) - wij moeten de Persoonsgegevens zo lang bewaren als nodig is voor dat doel; en
- wettelijke verplichtingen - wet- en/of regelgeving kunnen een minimale bewaarperiode voorschrijven voor onder meer Persoonsgegevens
9. UW RECHTEN
9.1 In alle bovengenoemde gevallen waarin wij uw Persoonsgegevens verzamelen, gebruiken of opslaan, heeft u (mogelijk) de volgende rechten en in de meeste gevallen kunt u deze rechten gratis uitoefenen. Deze rechten omvatten:
- het recht om informatie te verkrijgen over de verwerking van uw Persoonsgegevens en toegang tot de Persoonsgegevens die wij over u bewaren;
- het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens op elk moment in te trekken. Houdt u er echter rekening mee dat wij mogelijk nog steeds het recht hebben om uw Persoonsgegevens te verwerken als wij een andere legitieme reden hebben om dit te doen. Zo moeten wij bijvoorbeeld uw Persoonsgegevens bewaren om te voldoen aan een wettelijke of regelgevende verplichting of om te voldoen aan onze interne en externe auditvereisten;
- in omstandigheden, het recht om bepaalde Persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat en/of te vragen dat we dergelijke gegevens aan een derde partij verzenden, indien en voor zover technisch haalbaar. Dit recht is alleen van toepassing op Persoonsgegevens die u rechtstreeks aan NEOS hebt verstrekt;
- het recht om te vragen dat wij uw Persoonsgegevens rectificeren als deze onjuist of onvolledig zijn;
- het recht om te vragen dat wij uw Persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden wissen. Houdt u er rekening mee dat er omstandigheden kunnen zijn waarin we verplicht of gerechtigd zijn deze Persoonsgegevens te bewaren;
- het recht om in bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen of te verzoeken dat wij onze verwerking van uw Persoonsgegevens beperken. Nogmaals, er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin u bezwaar maakt of ons vraagt om onze verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken, maar waarin wij verplicht of gerechtigd zijn om dat verzoek te weigeren; en
- het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthouder voor gegevensbescherming, voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegeven, als u denkt dat een van uw rechten door ons is geschonden.
9.2 U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen met behulp van de gegevens in paragraaf VRAGEN EN OPMERKINGEN hieronder.
10. NEOS WEBSITES EN ANDERE WEBSITES
10.1 Als u een NEOS-website gebruikt, kunnen wij technische informatie verzamelen door het gebruik van cookies. Bijvoorbeeld welke websites door elke gebruiker zijn bezocht, gedownloade documenten, beveiligingsincidenten en preventiemaatregelen die door de gateway zijn genomen. Raadpleeg onze cookieverklaring hieronder voor meer informatie over de cookies die NEOS gebruikt.
10.2 Als u een NEOS-website gebruikt en een link ervan naar een andere website volgt (inclusief een website die wordt beheerd door NEOS), kan er andere privacy beleid van toepassing zijn. Voordat u Persoonsgegevens op een website invult, moet u het privacy beleid lezen dat van toepassing is op die website.
11. WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACY BELEID
11.1 Alle wijzigingen die we in de toekomst in ons Privacy beleid aanbrengen, worden op deze website gepubliceerd en waar nodig per e-mail aan u gemeld.
11.2 Als significante wijzigingen worden aangebracht in het Privacy beleid zullen wij u daarover actief informeren.
11.3 U kunt ons ook altijd verzoeken om een kopie van de meest recente versie van dit Privacy beleid aan u te verstrekken.
COOKIES
NEOS maakt gebruik van cookies op deze website. Een cookie is een klein tekstbestand dat NEOS aanbiedt aan uw internetbrowser (bijvoorbeeld voor Internet Explorer, Safari, Google Chrome of Mozilla). De cookie maakt het mogelijk om surfgedrag op de verschillende pagina's die u bezoekt te herkennen. De cookie zorgt er ook voor dat u snel en efficiënt op de website kunt surfen.
Waarom volgt NEOS surfgedrag op de website?
NEOS kan uw gedrag op de website volgen om een aantal redenen, bijvoorbeeld:
- voor het maken van analyses voor onderzoek;
- om de website te verbeteren;
- voor veiligheidsdoeleinden;
- om onze relatie met u als klant te beheren.
Schakel cookies uit
U kunt alle cookies op uw computer uitschakelen. U doet dit door de instellingen van uw internetbrowser aan te passen zodat deze alle cookies weigert. Houdt u er rekening mee dat dit kan betekenen dat sommige services niet meer goed werken op uw computer.
VRAGEN EN OPMERKINGEN
Als u vragen of opmerkingen hebt over de verwerking van uw Persoonsgegevens door NEOS of over dit Privacy beleid, neem dan contact met ons op via:
- info@neosdirect.com; of
- NEOS Direct Lending B.V., Hofplein 20, 3032 AC, Rotterdam, Nederland
Wij zijn meestal in staat om vragen of opmerkingen over privacy snel en effectief op te lossen. Als u niet tevreden bent met het antwoord dat u van ons ontvangt, kunt u zich richten tot de toepasselijke toezichthouder in uw rechtsgebied; voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn als volgt: Autoriteit Persoonsgegevens, postbus 93374 (2509 AJ) Den Haag, telefoonnummer 088 1805 250.