Hoe optimaliseer ik mijn werkkapitaal in deze tijden, maar ook later

Met de ontwikkelingen van de laatste weken is de COVID-19 impact voor veel ondernemers behoorlijk en kunnen er op korte termijn liquiditeitstekorten ontstaan. Tegelijkertijd zijn er ondernemers die groeien door vraag naar hun producten of diensten.

Juist in deze tijd is het heel belangrijk om goed zicht te hebben op werkkapitaalposities en om zo veel en zo goed mogelijk op liquiditeit te sturen.

Je kunt te maken krijgen met teruglopende omzet of juist een plotselinge piek in omzet ten opzichte van de ingekochte voorraad, lagere brutomarges dan verwacht, hogere en soms onverwachte kosten, investeringsverplichtingen en langere betalingstermijnen van afnemers. Ook oplopende rekeningcourant vorderingen en /of ongeplande uitgaven kunnen een negatieve invloed op de beschikbare cash hebben. Hoe een situatie van liquiditeitstekorten te voorkomen? En is dit structureel of incidenteel?

Alles start bij inzicht

Op dit moment is het uitdagend om de verwachte doorlooptijd van de situatie in te schatten. Daarom is het van belang inzicht te krijgen in opbrengsten en uitgaven. Goed inzicht in de verwachte en gerealiseerde omzet en brutomarge per klant, per product/service en bijvoorbeeld per afzetkanaal, maar ook bijvoorbeeld inzicht in de omzet en kosten per medewerker. Goed inzicht is en blijft voorwaarde voor het verkrijgen van financiering die een tijdelijk tekort aan cash zou kunnen opvangen. Het gaat dan niet alleen over het inzicht in omzet, brutomarge en omzet per product en medewerker in het verleden, maar ook die voor de korte termijn en voor de komende periode van ca 6-12 maanden.

Bewaking van bruto-opbrengsten en brutomarge

Een belangrijke oorzaak voor mogelijke structurele liquiditeitstekorten is een lagere omzet t.o.v. de verwachtingen en/of een te lage gerealiseerde bruto marge. Er komt dan te weinig cash binnen ten opzichte van de bedragen die er uitgaan aan kosten en inkopen.

De COVID-19 crisis zorgt in veel sectoren voor het wegvallen van opbrengsten. Dit vraagt om direct ingrijpen. De Nederlandse Staat heeft inmiddels een aantal belangrijke regelingen ingevoerd om deze terugval in belangrijke mate op te kunnen vangen, zoals de NOW regeling ter waarborging dekking van de direct personeelskosten (max. 90% dekking), uitstelregelingen voor de betaling van Loonheffing en BTW en een verruimde BMKB regeling. Het is enerzijds van groots belang als werkgever zo snel mogelijk hieraan deel te nemen, anderzijds moet de ondernemer hiervoor ook weer goed inzicht hebben in (te verwachten) opbrengsten en uitgaven.

Voldoende marge blijven maken

Veel ondernemers steken normaliter veel tijd in het realiseren van nieuwe orders en daaruit voortkomende verkoopomzet zonder na te gaan of die orders voldoende marge opleveren. Dit is ook een goed moment om naar de winstgevendheid van de producten te kijken.

Op termijn kan dan gekeken worden naar betere prijsafspraken met leveranciers en afnemers. Bij inkopen die afgerekend worden in vreemde valuta kan het altijd verstandig zijn om ook het bijbehorende valutarisico af te dekken.

Debiteurenbeheer

Een derde belangrijk aandachtspunt bij werkkapitaaloptimalisatie vormt het debiteurenbeheer. Debiteurenbeheer houdt in dat de ondernemer zijn klanten houdt aan de gemaakte afspraken over de betalingswijze en de gehanteerde betalingstermijn. Ook hier is inzicht en periodieke analyse van de debiteurenpositie essentieel om klanten tijdig te kunnen herinneren aan de gemaakte betalings-afspraken. Debiteurenbeheer zou eigenlijk onderdeel moeten zijn van actief klantbeheer; het levert contactmomenten op die enerzijds gebruikt worden voor het herinneren aan tijdige betaling maar levert ook een potentieel verkoopmoment op dat dan kan leiden tot extra omzet.

Voorraadbeheer van incourante producten

Voorraden worden aangehouden om klanten snel te kunnen voorzien van de aangekochte producten. Producten die minder courant zijn, worden vaak toch op voorraad gehouden om een grote leveringszekerheid te kunnen bieden en om daardoor een hogere klanttevredenheid te realiseren. Tegelijkertijd vreten deze incourante producten echter ook cash. Het optimaliseren van de voorraad hangt dus, naast een zo optimaal mogelijke omloopsnelheid, ook af van het kunnen voorkomen van te hoge incourante voorraden. Inzicht in de voorraadposities ten opzichte van de verwachte en gerealiseerde verkoop per product(-groep) is hiervoor nodig. Teveel voorraad is niet goed maar evenmin te weinig. Goede leveringsafspraken met verschillende leveranciers zijn van groot belang om de leveringszekerheid te verhogen.

Onderhanden werk/projecten

Een bijzondere post vormt het onderhanden werk. Optimalisering van het onderhanden werk houdt in dat de onderneming verricht werk voor derden kan factureren op basis van de voortgang van opdrachten/orders op basis van de gemaakte afspraken. Volledige en tijdige registratie van de geplande en werkelijk bestede uren en eventueel materiaalverbruik en andere kosten per opdracht/order vormt de basis voor een adequate facturering. In de overeengekomen opdrachtformulering/order dient helder te zijn afgesproken wanneer er gefactureerd mag worden. Door periodieke analyse van gemaakte kosten per opdracht/order, de reeds gefactureerde bedragen en de gemaakte afspraken met afnemers, kan voorkomen worden dat er teveel onderhanden werk blijft staan. Bijkomend effect is dat opdrachten/orders met mogelijk verlies eerder in zicht komen met eventueel de mogelijkheid tijdig meerwerk in rekening te kunnen brengen.

Crediteuren

Crediteuren bestaan uit inkopen, operationele kosten en investeringen in vaste activa. Dit houdt in dat niet alleen de operationele kosten en de voorraadposities beheerst moeten worden, maar zeker ook investeringen een grote invloed kunnen hebben op het beschikbare werkkapitaal. Bij investeringen geldt dat de uitgaven vaak (ver) voor de baten moeten worden gedaan, omdat investeringen gedurende de volle economische looptijd opbrengsten moeten genereren. Een mogelijk tekort aan liquiditeiten zou opgevangen kunnen worden door een financiering met een langere looptijd.

Door te werken met investeringsbudgetten en kostenbudgetten kunnen de werkelijke uitgaven gemakkelijk geanalyseerd worden t.o.v. de gebudgetteerde kosten en investeringen. Op moment dat het uitgezette groeipad anders verloopt dan gebudgetteerd, kan door vergelijking van kosten/omzet ratio’s en efficiency ratio’s eventuele kostenoverschrijdingen geanalyseerd worden en mogelijk kostenreducties worden gerealiseerd. De COVID-19 crisis is ook een natuurlijk moment om de geplande investeringen nog eens tegen het licht te houden.

Andere schulden

Ondernemingen worden soms ook geconfronteerd met extra uitgaven of ongeplande uitgaven. Extra uitgaven kunnen zijn het opvangen van vacatures door de inzet van uitzendkrachten of zzp’ers. Dit zijn vaak oplossingen die geschikt zijn om op korte termijn deze vacatures op te vullen, echter op de langere termijn wel veel duurder uitvallen. Ook de continuïteit van de services kan in het gedrang komen. Bewaking van de aantallen fte’s met vast en los dienstverband en de verhouding daartussen moet passen bij de onderneming.

Een voorbeeld van ongeplande uitgaven is de ontvangst van een onverwachte voorlopige aanslag vennootschapsbelasting doordat het voorgaande jaar een sterke stijging van de belastbare winst liet zien. De belastingdienst gaat er in zo’n situatie vanuit dat het huidige en toekomstige jaar net zo winstgevend zal worden tenzij de onderneming hiertegen onderbouwd bezwaar kan maken. In de op te stellen cashflow forecast is het belangrijke deze “ongeplande” uitgaven zoveel mogelijk op te nemen.

Rekening courant verhoudingen

Rekening courant verhoudingen met dochterbedrijven, holdingmaatschappijen en /of de eigenaar of eigenaren kunnen voor verrassingen zorgen in de beschikbaarheid van liquiditeiten als deze onvoldoende bewaakt worden. Heldere afspraken over privé-uitgaven via de rekening courant zijn uitgangspunt. Niet alleen om liquiditeitstekorten te voorkomen door te hoge privé-uitgaven, maar ook om discussies met de belastingdienst over mogelijke belastbare inkomsten te voorkomen.

Bewaking van de beschikbare cashflow

Hoe nu de inkomende cash en de uitgaande cash te beheersen. Een cashflowoverzicht over ca 12 maanden dat maandelijks vernieuwd wordt, geeft de ondernemer inzicht in de verwachte cashflow overschotten en tekorten waarop dan gestuurd kan worden. Ook kan op basis van een 12 maanden cashflow forecast eerder een passende financieringsoplossing gevonden worden voor de korte maar ook voor de langere termijn. In het laatste geval zal een koppeling met de op te stellen geprognosticeerde winst en verliesrekening en balansen voor de komende twee jaren gemaakt moeten worden. Conclusie is dat een cashflowoverzicht naast de bekende winst- en verliesrekening en balans onmisbaar is voor de juiste beheersing van de kasstromen binnen een onderneming. Een goed cashflow overzicht geeft inzicht in de overschotten en tekorten aan cash, waardoor de ondernemer oplossingen kan zoeken voor de tekorten en overschotten.

Het optimaliseren van werkkapitaal is altijd belangrijk maar in deze onzekere tijden is het van nog groter belang om de liquiditeit scherp in de gaten te houden. Het start met goed inzicht in onder meer brutomarges per product, adequaat debiteurenbeheer, inzicht in aanwezige en benodigde voorraden, maar vraagt ook het juist plannen van investeringen. Kortom, alles dat bijdraagt aan een juiste beheersing van de kasstromen binnen de onderneming. Een goed cashflow overzicht is hierdoor onmisbaar.

Heb jij een werkkapitaalbehoefte en benieuwd of NEOS iets voor jou kan betekenen? Doe dan direct de financieringsscan.